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                            遠程辦公,這三點最關鍵!

                            文字:[大][中][小] 發布時間:2020-2-25  瀏覽次數:974
                            因為這次疫情,中國大多數企業可以說是被動地實行了“遠程辦公”。
                            根據智聯招聘《2020春節企業復工情況調研報告》顯示,有近20%的企業傾向于“在家辦公”模式。眾多互聯網大廠員工已經開始進入遠程辦公狀態,早會、打卡、日報成為日常。
                            《重來2》這本書中也提到遠程辦公的諸多好處:從折磨身心的通勤路上解放出來、更好地利用時間高效工作、不用再忍受滯悶的氛圍和千篇一律的文化、降低不必要的溝通與時間成本、時間集中,更專注高效等等。
                            但對于中國大多數企業,這種方式因為是首次嘗試,可能會存在一些障礙或狀況,并且是多數員工的共同參與,如何更高效有效地實行遠程辦公,HR非常有必要提前了解可能遇到的問題以及在方式方法上的注意。

                            01

                            以尊重員工為前提


                            此次疫情是在大年初一之后全面公開的,大部分員工這時候早已回家過年,也就意味著有很大一部分員工是回老家過年,就會出現員工所處的地域、環境的變化,及如下的一些問題:
                            辦公的設備或資源不是很充足,比如電腦或相關設備沒帶齊全,無線網絡情況以及一些文件沒有提前拷貝等;因為在家,和老人孩子在一起,工作的氛圍及時間不免都會收到一些影響;工作是需要氛圍的,但因為地域及環境的變化,工作的狀態及效率也會隨之影響。
                            在安排工作任務之前,建議HR及管理者先統計和了解下員工整體辦公可行的情況,哪些更適合遠程辦公,哪些還存在某些困難,在員工需要時,公司能提供哪些資源或幫助。
                            在時間安排上做到提前通知,提前安排,而不是臨時決定。讓員工有提前準備的時間,確保那個時間段的工作環境無干擾。
                            以及還有些企業喜歡視頻開會,而對于女員工來說,又得為此提前梳妝打扮化個妝吧,無形中增加了員工的時間成本和心理負擔。并且這種方式似乎是一種變相的監控,會讓員工很反感,畢竟每個人都不希望在監控中或不信任的狀態下工作,所以建議能音頻就不要視頻。
                            所以,尊重是前提。尊重員工的實際狀況,尊重員工的時間,尊重員工的隱私,盡量以最簡便的方式進行,減少不必要的摩擦和消耗,讓團隊成員都開開心心的開工,高效的達成工作成果。
                            02做事之前先關注人
                            疫情之下,人會變得更加敏感。所以HR及管理者在安排工作時,除了對工作任務進行明確和必要的分解之外,更應關注員工個體本身,對不同員工進行不同安排:
                            哪些員工是確診患者,尤其是核心員工,公司給這類員工有哪些關懷措施,給予他們信心和關心,讓他們依然對自己及組織充滿希望。哪些員工還在老家不能返城,遠程工作存在哪些真實的不便,需要提供他們哪些實際的幫助。哪些員工身體欠佳或家庭遇到事情可能一時無法辦公,在做好關心的前提下做好后續跟蹤。哪些員工各方面正常,屬于能夠及時辦公、高效辦公的最佳群體。
                            包括還有最為重要的一項是,布置工作之前,先關注員工的底層需求有沒有解決。
                            比如延期復工的工資核算問題、公司2020年或未來3年的戰略是否有變化,公司架構、制度以及激勵措施是不是會有調整等員工最為關心的問題先解決。
                            做好提前的宣導,溝通到位后再進行工作任務的安排布置。包括在線上開會之前,做一個氛圍的營造,比如發發紅包、聊聊天等活躍一下氛圍,也是非常必要的。
                            HR及管理者需要有先人后事的意識,因為人都會有感性的需求,尤其在疫情下,這種安全感的降低和敏感度的增強,需要組織先關注及解決他們的底層需求,他們才有能量工作,才會更主動積極工作效率才高,才有最佳的結果的交付。
                            03講究方式方法,以結果為導向
                            線上化辦公雖然靈活,通過一些工具也可以很高效,但因為不能直接面對,你無法實時地了解到員工的狀態及情緒,尤其是在疫情當下。
                            并且每個員工個體的自我管理意識及能力的不同,都會對工作結果造成影響。
                            因此建議不要拘泥于完全按照統一的方式進行,比如一定要在規定的時間段打卡,一定要采用什么工具,或做一些其他強制的規定等等,這只會讓員工反感。
                            所以建議HR及管理者在布置工作任務之前先明確這幾個重點:
                            該工作的責任人是誰,由其抓最終結果,為結果負責。該工作的總體統籌人是誰,比如某個項目的負責人或以秘書、助理的角色進行項目的統籌安排,跟進任務計劃中的問題和反饋。
                            該任務的目的是什么,團隊成員是否都清晰,理解認同。任務完成的時限,設定相對合理的完成時間。對團隊成員的要求,如在收到任務時明確回復知悉,遇到問題時了解找誰,以及隨時溝通。
                            尤其是在信息化超載,碎片化的現在,更應明確重點,只抓最為關鍵的人與事,更有利于重點任務的達成。
                            04多方式助力遠程辦公
                            提升線上辦公的高效,離不開一些線上化的工具或其他創新的方式。
                            線上辦公離不開線上會議工具如釘釘視頻會議、騰訊會議、TalkLine會議,以及少數人直接微信拉群也是可以的。
                            另外遠程辦公時的團隊協作不一定非得通過開會,開會有時是最低效的一種方式。因為身處于不同的區域,而出現在同一個時間很難聚集所有人而影響工作進度。
                            這時可采用共享文檔編輯的模式進行;也可以設定共同的目標和時間要求,然后提交自身完成的任務文檔,由專門人匯總并交由管理者統一反饋的形式。
                            文檔類工具如石墨文檔,可以實時自行更新所有參與小伙伴的文檔更新,不需要專門人進行匯總、騰訊文檔-支持多人在線編輯Word、Excel和PPT以及金山文檔 - 多人實時協作的在線Office等。
                            遠程辦公決定了主要以線上化辦公為主,HR可以先自己掌握好這些工具的運用,必要時對辦公的員工群體進行必要的培訓。
                            無論是辦公形式還是工具,只要HR及管理者先開放思維,對于現在90、95后的年輕員工,他們的學習及適應能力還是非常高的。同時多關注人,關注心理的需求的同時關注最終工作結果,才有可能達成雙贏。
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